A reunião é o principal momento de debate e alinhamento da empresa, mas muitos colaboradores não gostam de participar. E não é por medo de levar alguma bronca ou passar por constrangimento, mas sim porque sentem que estão perdendo tempo de trabalho quando a pauta de reunião não é bem estruturada.
Atrasos, falas repetitivas e assuntos desnecessários são alguns motivos que tiram o foco dos participantes e tornam o momento improdutivo. Portanto, a empresa deve desenvolver estratégias para gerir o tempo com mais qualidade nesses momentos. E uma das principais estratégias nesse caso é a criação de uma pauta de reunião.
Servindo como um guia, a pauta de reunião permite que haja um alinhamento dos assuntos a serem trabalhados e tempo para abordar de tudo o que precisa ser falado. Além disso, serve como auxílio para documentar esses mesmos assuntos na ata.
Você tem achado que suas reuniões estão saindo do foco principal? Tem dificuldade de administrar o tempo para abordar todos os assuntos necessários? Neste post, vamos explicar o que é uma pauta de reunião e como fazê-la. Continue lendo e confira:
O que é uma pauta de uma reunião?
A pauta de reunião é um tipo de roteiro, no qual todos os assuntos que precisam ser falados durante a reunião são listados de forma ordenada. É também uma lista de convocação que deve ser enviada a todos os colaboradores que precisam estar no encontro.
Afinal, pode ser incômodo descobrir uma reunião em cima da hora e não ter tempo de se preparar e organizar, sendo que cada colaborador tem suas próprias obrigações e prazos a cumprir.
Uma pauta de reunião deve:
- avisar sobre o tipo de reunião que será feita, horário, tempo de duração e local;
- determinar se há necessidade de levar algum material complementar;
- avisar se o comparecimento é obrigatório ou facultativo;
- organizar os assuntos por ordem de relevância;
- alertar se há necessidade de justificar a falta.
Como fazer uma pauta de reunião?
Existem algumas formas de fazer uma pauta de reunião bem estruturada, basta seguir algumas dicas, como: definir o formato da reunião, listar os assuntos, determinar o tempo de duração, enviar a pauta para os participantes e pedir a ajuda dos colaboradores para estruturar a reunião.
Agora, entenda melhor essas dicas para fazer uma pauta de reunião otimizada:
Defina o formato
A reunião será de negócios, informativa (para passar uma notícia importante às equipes, por exemplo), para discussões ou estilo brainstorming? Definir e informar o formato através da pauta de reunião já deixa os participantes cientes de suas funções durante o encontro.
Liste os assuntos
Esse momento exige mais análise e reflexão. Quais são os assuntos que você realmente precisa abordar durante a reunião? Em qual ordem? Será que determinado tema é realmente relevante para essa reunião? Acredite: há pautas que podem ser resolvidas em uma conversa de 5 minutos se a reunião for bem planejada.
Lembre-se de que a organização dos assuntos também influencia no interesse dos participantes. Se acontecer algum imprevisto e não der para falar sobre tudo, os assuntos que não forem abordados serão os menos relevantes.
Outro detalhe é que a lista de assuntos da pauta de reunião permite que as equipes pesquisem previamente e, se desejado, levem materiais complementares para contribuir com a reunião.
Determine o tempo de duração
É muito comum começar a abordar um assunto (que pode nem ser o mais importante do encontro), empolgar-se e, na hora de passar para o próximo, o tempo de reunião já ter acabado.
Com isso, fica aquela sensação de tempo perdido, e você tem 3 alternativas: criar uma reunião extraordinária, deixar a pauta para a próxima ou adiar o fim. Seja qual for a escolha, todos os participantes acabam prejudicados, já que vão ter que adiar suas tarefas novamente.
Definir o tempo de duração para cada assunto no momento de criação da pauta de reunião é essencial para que a reunião seja dinâmica. Obviamente, alguns temas precisam de uma abordagem maior, portanto saiba dosar a quantidade de temas relevantes com o tempo necessário para cada uma.
A reunião também deve começar e terminar no tempo determinado na pauta de reunião. Com isso, todos terão ciência de que devem estar no horário correto e que não terão suas atividades comprometidas por possíveis atrasos. Além do mais, o cumprimento de horários mostra respeito pelos colaboradores.
Outra dica importante para seguir a pauta de reunião é contar com um responsável para monitorar o tempo. Ele pode até avisar que “faltam 5 minutos para começar” ou “10 minutos para terminar”. Dessa forma, ninguém será cortado ou prejudicado.
Envie a lista para os participantes
Como dissemos, alguns colaboradores podem sentir a necessidade de levar um material complementar para uma determinada pauta. Não vai dar tempo se eles souberem dos assuntos em cima da hora. Portanto, envie a pauta de reunião pelo menos, 24h antes da reunião.
Peça ajuda aos colaboradores
Você não precisa definir os assuntos sozinho. Há pautas que são importantes para determinado setor e a reunião é a oportunidade de discuti-las. Peça que aos colaboradores que sugiram temas para a pauta de reunião e que, se possível, justifiquem o porquê de abordá-los.
Se você já tiver alguns assuntos que deseja discutir, pergunte a eles qual a melhor forma de tratá-los. Dessa forma, os profissionais se sentirão mais importantes durante a reunião, e não apenas figurantes. Portanto, dificilmente faltarão, mesmo que a presença seja facultativa.
Como você viu como uma pauta de reunião pode organizar seu tempo e ajudar a priorizar aquilo que é realmente relevante para a empresa.
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