Você vai organizar algum evento importante na sua empresa? Pode ser desde uma festa, até um seminário ou uma palestra, para realizar um evento as responsabilidades são muitas. Afinal, há o planejamento, buffet, local, participantes, convidados e muitas outras coisas para se lidar. Portanto, contar com uma empresa de eventos corporativos pode ser a escolha mais inteligente para não sobrecarregar você e sua equipe.
Já pensou nessa possibilidade? Neste post, você vai entender o que uma empresa de eventos corporativos pode fazer por seu negócio. Confira:
Por que contratar uma empresa de eventos corporativos?
Deixar de lado as funções rotineiras (que já são muitas!) para organizar seminários e eventos pode ser extremamente estressante para sua equipe. Veja como uma empresa de eventos corporativos pode auxiliar sua empresa sem sobrecarregar outros colaboradores:
Profissionalização do evento
Um evento é uma grande chance de mostrar o profissionalismo de sua empresa. No entanto, se você não tiver uma equipe especializada para isso, as chances de que muitos erros aconteçam é enorme.
Lembre-se também de que seus colaboradores já têm atribuições corriqueiras que precisam resolver. Portanto, eles vão ter que parar suas tarefas ou cumprir horas extras para lidar com todas as funções, o que pode sobrecarregá-los e atrasar o andamento da empresa.
Uma empresa de eventos corporativos conta com profissionais experientes e especializados em festas, treinamentos, workshops, conferências e palestras — ou seja, em tudo o que uma organização costuma promover.
Portanto, esses profissionais já conhecem os melhores fornecedores para todos os detalhes do seu evento, seja ele qual for, além de fazer um orçamento pensando no melhor custo-benefício.
Qualificação do evento
Uma empresa de eventos corporativos não auxilia apenas na organização (que já é muita coisa), mas também faz o planejamento. Juntamente com os gestores da empresa contratante, os profissionais vão decidir qual o objetivo que seu negócio tem com o evento. A partir daí, fica mais fácil de decidir:
- qual o melhor tipo de evento para alcançar esse objetivo;
- quais ações seriam interessantes para superar as expectativas dos participantes;
- quais produtos/serviços devem constar;
- qual a proporção do evento.
Redução de custos
Num primeiro momento, pode parecer que contratar uma empresa de eventos corporativos é ter mais uma despesa, mas não é bem assim. Vamos analisar.
Você tem duas opções caso queira ter eventos na sua empresa:
- contratar profissionais especificamente para isso;
- delegar essas funções para outros colaboradores.
Como a equipe de eventos pode ficar sem funções durante o período pós-evento, a maior parte das empresas não conta com ela. Portanto, é comum que as empresas deleguem essas tarefas para outros colaboradores. No entanto, essa não é a melhor decisão.
Além do estresse, os profissionais terão que ser treinados para fazerem a gestão dos eventos — o que demanda tempo. Depois, como não é um trabalho com o qual estão acostumados, poderão tomar decisões que acarretarão em gastos desnecessários, produtos e serviços equivocados e, consequentemente, retrabalhos.
Outro detalhe é que se o evento for para o público interno, os colaboradores envolvidos não poderão desfrutá-lo. Por fim, sua empresa pode sofrer com problemas trabalhistas por desvio de função.
Divulgação
Nas ferramentas de comunicação interna, é possível que você mesmo faça a divulgação do seu evento, Mas se você deseja que o evento tenha participação externa, pode contar com o auxílio da empresa de eventos corporativos.
Geralmente, elas contam com uma equipe especializada em comunicação externa, que planeja a divulgação, cria o material gráfico e adapta a linguagem da empresa ao público.
Além disso, esse serviço também dá conta da assessoria de comunicação, comunicando-se efetivamente tanto com seus clientes quanto com a imprensa.
Assistência e redução de riscos
Durante um evento, é comum que aconteçam imprevistos. Problemas nos brindes, falhas técnicas, apresentações que não rodam, erros do fornecedor e alterações na programação são alguns exemplos. Embora alguns problemas possam ser contornados tranquilamente, nem todos podem ser resolvidos facilmente.
Quando você não conta com um auxílio especializado, fica muito mais difícil reorganizar tudo sem sofrer outra perda por tabela. Se esses problemas forem percebidos pelo público, o resultado é ainda pior. Como consequência, a imagem da sua empresa pode ser manchada.
A vantagem de uma empresa de eventos corporativos é que ela não só está acostumada a contar com cartas na manga na hora de imprevistos, mas também sabe como evitá-los. Portanto, o ideal é contratar uma que já tenha uma reputação no mercado — é sinal de que ela não apenas contornou muitos problemas, como também os preveniu.
Dedicação exclusiva
Quando você contrata uma empresa de eventos corporativos, é como se tivesse contando com uma equipe de eventos na sua empresa, mas com uma dinâmica diferente. Do planejamento ao resultado, você vai contar com uma assistência profissional e especializada. Portanto, poderá aproveitar o evento tranquilamente.
Como você viu, uma empresa de eventos corporativos otimiza o tempo e até os recursos financeiros do seu negócio. Além disso, tira a sobrecarga de trabalho dos seus colaboradores, fazendo com que eles possam trabalhar melhor e mais motivados.
Mas para que tudo dê certo, invista em uma empresa de credibilidade, que esteja acostumada a lidar com eventos empresariais regularmente. Entre em contato com a Consulting House e fale com um de nossos especialistas!
